10. Mai 2019

Freiheiten oder ein Mix aus Kontrolle und Vertrauen?

So legen Sie die Basis für nachhaltiges Arbeiten

Was macht mehr Sinn: Für den Mitarbeiter möglichst viele Freiheiten in seiner Erledigung von Aufgaben und der Erfüllung der Rolle schaffen oder nach einem guten Mix aus Kontrolle und Vertrauen führen? Und wenn Kontrolle, welche Art von Kontrolle? Hart? Sanft? Ein Mix?

Die Übergangsphase erfolgreich meistern
Klar ist: Wer erfolgreich sein will, muss nachhaltig arbeiten. Wer erfolgreich sein will, muss seine Mitarbeiter nachhalten. Und muss vor allem auch nachhalten, ob die zu erfüllenden Aufgaben auch wirklich erledigt sind. Vertrauen ist die eine Geschichte. Kontrolle ist trotzdem leider immer noch notwendig. Und aus meiner Erfahrung heraus notwendiger denn je. Denn wir befinden uns in einer Übergangszeit von „Wir vertrauen überhaupt nicht“ hin zu „Wir vertrauen vollkommen“. Diese Phase ist noch nicht abgeschlossen, denn es gibt noch zu viele unterschiedliche Werte der verschiedenen Generationen. Denken Sie nur an die Generation Y oder die Babyboomer.

Wie stark muss Kontrolle sein?
Fakt ist außerdem: Alle erfolgreichen Menschen, seien es Musiker, Sportler, Unternehmer, Politiker oder Persönlichkeiten aus anderen Genres, kontrollieren, ob die Dinge erledigt werden. Sie kontrollieren sich selbst – mit einem starken Selbstmanagement. Und sie kontrollieren ihre Mitarbeiter und Kollegen. Denn nur wer kontrolliert, wird wirklich sehen können, ob Dinge abgearbeitet sind. Die große Frage ist hierbei: Wie stark muss die Kontrolle sein? Es gibt darauf keine schwarz-weiß Antwort. Das hängt extrem von den Mitarbeitern, Kollegen und allen involvierten Verantwortlichen ab. Auf keinen Fall sollte die Zugehörigkeit zum Unternehmen eine Rolle spielen, ebenso nicht die Hierarchieebenen. Es geht schließlich um den Erfüllungsgrad und nicht um Positionen.

Kontrolle erfordert Statistik
Wer seine Sachen regelmäßig erledigt und pünktlich abliefert, der kann mit weniger Kontrolle rechnen. Diejenigen, die ihre Rolle nicht erfüllen, die Dinge nur auf Druck machen, werden sich über mehr Kontrolle erfreuen dürfen. Wie kann ich als Führungskraft herausfinden, wen ich wie stark kontrollieren muss? Meine Erkenntnis dazu: Führen Sie eine Statistik. Machen Sie es ähnlich der REFA-Methode. Es empfiehlt sich eine Excel-Liste oder ein Blatt Papier, auf dem Sie notieren, wer welche Aufgaben erledigt. Dabei können Sie auch auf andere Tools und Funktionen zurückgreifen – zum Beispiel auf Outlook und das integrierte Aufgabenmanagement oder auch auf agile Aufgabenmanagement-Systeme wie Microsoft Planner, Trello oder MeisterTask.

Wie hoch ist der Erfüllungsgrad?
Nach Ihrer Analyse und Auswertung der Daten wissen Sie genau, wann wer welche Aufgaben bekommen, angenommen und erledigt hat. Das gibt auch Aufschluss darüber, wie die Mitarbeiter ihre Rolle erfüllen, ihre Rolle leben. Ist hier ein Erfüllungsgrad von 100 Prozent notwendig? Nein, natürlich nicht. Aber ein hoher Grad an Erfüllung – zwischen 75 und 95 Prozent – sollte gewährleistet sein. Wer weniger Erfüllungsgrad hat, wird gute Ausreden, Erklärungen und Argumente brauchen. Das Zeitthema sollte dabei nicht als Argument herangezogen werden, denn jeder ist dafür verantwortlich, seine Zeit so zu gestalten, dass er seiner Rolle zufriedenstellend und erwartungsgemäß nachgehen kann.

Ich selbst kontrolliere mich regelmäßig, indem ich mein Smartphone zur Hand nehme und die Zeit stoppe, wie lange ich für welche Aufgaben benötige. So kann ich mein Zeitmanagement besser einschätzen und im Blick behalten. Ich kontrolliere mich aber auch dahingehend, dass ich meine Aufgaben alle in einem agilen Projektmanagement-Tool sammle.

Wieso also nicht auch bei den Mitarbeitern und in Meetings die Zeit stoppen? Es geht schließlich darum, dass wir alle unser Arbeitsleben so schön wie möglich gestalten. Und das Hinterherlaufen bei verpassten Deadlines oder sinnlose Diskussionen in Meetings machen bestimmt keinen Spaß – weder für die Führungskräfte noch für die Mitarbeiter. Und liebe Betriebs- und Personalräte: Nein, das Stoppen von Arbeitszeiten ist nichts Negatives! Im Gegenteil, es führt dazu, dass alle im Unternehmen ein klareres Bild der zu erledigenden Aufgaben und der Rollenerfüllung bekommen. Und das ist gut so!

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