Die ultimative Lösung! Die unfehlbare Strategie! Der 5-Schritte-Masterplan! Entgegen vieler dieser Versprechungen in Büchern und Zeitschriften geht jeder Mensch unterschiedlich mit Herausforderungen um. Jeder sucht für sich den besten Lösungsweg, um schwierige Situationen zu meistern.
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Wissen ist Macht – ein Ausspruch, der auch für Führungskräfte gilt. Sein Wissen up to date zu halten, ist heute jedoch alles andere als einfach. Geschieht dies allerdings nicht, so führt es meiner Erfahrung nach zu hoher Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern. Führungskräfte haben die Aufgabe professionell und zeitgemäß auf Basis aktuellen Wissens zu...
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Die Haltung oder Einstellung hat eine elementare Funktion, wenn es darum geht, eine Rolle wirklich und mit all ihren Vor- und Nachteilen, Rechten und Pflichten anzunehmen. Wer nicht die richtige Einstellung hat, wird seine Rolle nicht erfolgreich ausfüllen. Wer Führungskraft ohne Leidenschaft ist und im Grunde keine Lust darauf hat, wird immer...
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Die vergangenen Monate haben deutlich gezeigt, dass uns in Krisen, die wir nicht beeinflussen können, oft die Hände gebunden sind. Gewisse Dinge müssen einfach akzeptiert werden – doch das gilt nicht nur in Zeiten von Corona, sondern oftmals auch bei der strategischen Ausrichtung von Unternehmen, bei Entscheidungen des Geschäftsführers oder der...
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Was für eine Persönlichkeit! Oft verknüpfen wir diesen Begriff mit jemandem, der stark und authentisch auftritt. Auch für Führungskräfte spielt die Persönlichkeit eine entscheidende Rolle, denn sie hat maßgeblich Einfluss darauf, wie wir uns verhalten und Entscheidungen treffen.
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Ich saß am Samstag vor einer Woche vor dem Fernseher und habe nachts das Aktuelle Sportstudio zum gefühlten 3 Millionsten Male in meinem Leben angeschaut. Eine Woche später dann das DFB-Pokalfinale in Berlin… Der FC Bayern München ist wieder Deutscher Meister und Pokalsieger geworden. Das ist seit 8 Jahren nichts Neues und wird sich vermutlich in...
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Stehen Sie aktuell vor wichtigen Entscheidungen und schieben diese auf die lange Bank oder vermeiden es ganz eine Aussage zu treffen, dann stehen Sie und Ihre Mitarbeiter in wenigen Monaten vermutlich noch größeren Herausforderungen gegenüber. Was hier fehlt, ist die Konsequenz zu handeln, doch gerade in herausfordernden und schwierigen Zeiten ist...
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Warum auch ein Unternehmen wie das von Musiklegende Bruce Springsteen nicht ohne klare Führungsphilosophie, Leitlinien und Regeln auskommt, erklärt Dr. Peter Aschenbrenner
weiterlesen„Ich habe keine Zeit dafür!“
„Wann soll ich das denn noch machen?“
„Meine Work-Life-Balance stimmt nicht!“
„Das Projekt läuft zeitlich aus dem Ruder!“
Bekannt? Bestimmt. Alltag in den Unternehmen. Alltag in den Büros. Alltag bei Führungskräften und Verkäufern. Irgendwie verrückt, wie viele Menschen beruflich über Zeit-Probleme klagen und gleichzeitig wenig tun, dass es besser wird. Geht es Ihnen genauso? Wenn nein, dann hören Sie jetzt bitte auf zu lesen, denn sonst würden Sie Zeit verschwenden. Den Artikel benötigen Sie nicht. Wenn ja, dann lesen Sie jetzt gerne weiter.
Sie kennen bestimmt die Eisenhower-Methode oder das Pareto-Prinzip. Oder die Frog-Methode oder die ABC-Methode. Alle Methoden sind gut, alle funktionieren in der Praxis. Aber jetzt kommt das große ABER! Alle Methoden sind nur hilfreich, wenn
Ich beginne mit dem zweiten Punkt.
Hier scheitern 90% aller Menschen, die ein Zeitmanagement-Problem haben - denn Sie haben nicht den Mut anderen Menschen, z. B. ihrer Führungskraft, zu sagen, dass Sie an diesem oder jenen Tag keine Zeit-Kapazität mehr zur Verfügung haben. Stattdessen lassen Sie sich eine weitere Aufgabe oder ein weiteres Meeting eintragen. Der Termindruck wächst, Überstunden und Stress entstehen. Andere Aufgaben bleiben liegen oder werden mit weniger Qualität im wahrsten Sinne des Wortes „abgearbeitet“. Und tausende Emails bleiben im Posteingang liegen. Erst vor kurzem hatte ich ein Effizienz-Training bei einem großen Unternehmen und die Teilnehmer hatten durchschnittlich 1.400 Emails im Posteingang. Erschreckend!
Führungskultur?
Ich stimme Ihnen zu, dass das natürlich auch etwas mit Führungskultur zu tun. Viele Führungskräfte schaffen es nicht, ein gutes Vertrauen zu den Mitarbeitern aufzubauen, so dass diese auch offen mit der Führungskraft sprechen können. In meiner Berater- und Trainer-Praxis erlebe ich oft das Gegenteil: Wenn ein Mitarbeiter im Meeting doch den Mut aufbringt und seine Zeit-Probleme erwähnt, dann hört er oft einen sarkastischen Spruch wie „was machen Sie nachts?“ anstatt einer offenen, aufmerksamen Frage. Deshalb meine Aufforderung an alle Führungskräfte, die diesen Artikel lesen: Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu! Schweigen Sie mehr und atmen Sie ruhig. Und dann finden Sie gemeinsam eine Lösung, wie alle Aufgaben stressfrei erledigt werden können.
Nun zurück zu den Mutlosen! Je mutiger Sie sind, desto mehr erlauben Sie sich. Je mutiger Sie sind, desto öfter werden Sie auf Ihre Zeitmanagement-Probleme hinweisen. Je mutiger Sie sind, desto mehr Einfluss werden Sie auf Ihr Zeitmanagement nehmen. Denn es liegt überwiegend an Ihnen! Seien Sie öfter mutiger. Sprechen Sie es offen und konstruktiv an. Sarkastische Sprüche oder Schweigen sind definitiv die falschen Lösungen. Es geht um Ihr Leben!
Nun zum ersten Punkt.
Sie kennen vermutlich die REFA-Methode zur Zeiterfassung von Tätigkeiten. Spannend ist, dass diese Methode in der Führung, im Vertrieb und in nicht-produktionsspezifischen Bereichen selten bis nie genutzt wird, um die Themen
klarer zu sehen. Es sollte jeden interessieren, für welche Tätigkeiten wertvolle (und auch meistens teure) Zeit wie investiert wird. Sie kennen sicherlich die häufigste Ausrede wieso bestimmte Aufgaben nicht erledigt werden: "Sorry, keine Zeit. Mehr geht nun wirklich nicht." Ein alter Klassiker, der langsam langweilt.
Gewinnen Sie Klarheit und erfassen Sie bei allen Tätigkeiten die Zeit, damit Sie einen Überblick über Ihre Effektivität und Effizienz erhalten. Raus aus dem Bauchgefühl, rein in die analytische Vorgehensweise. Um dies zu tun gibt es viele nützliche Tools. Hier eine Auswahl:
Sehr komfortabel ist der Zeiterfassungs-Würfel von www.timeular.com.
Mit diesen Tools erfassen Sie spielerisch die Arbeitszeit je Tätigkeit. Auch Diskussionsbeiträge in Meetings werden damit klarer analysiert. Meetings werden fokussierter, da alle lernen, die Zeit sinnvoll zu nutzen. Also, tracken Sie Ihre Zeiten und seien Sie überrascht, wie lange Sie für welche Tätigkeit benötigt.
Wenn Sie jetzt wissen für was Sie wieviel Zeit verwenden, dann können Sie Ihre Zeitplanung realistisch(er) umsetzen. Alles andere sind Vermutungen und Schätzungen.
Nun zum dritten Punkt.
Nutzen Sie (z.B.) den Outlook-Kalender? Haben Sie ein Notizbuch? Setzen Sie auch die beliebten Post-it ein? Tragen Sie gelegentlich auch etwas in den Outlook-Aufgabenbereich ein? Das ist falsch. Das bringt Ihnen keine Gesamtübersicht über Ihre Aktivitäten (=Termine und Aufgaben). Das bringt Ihnen nur Chaos. Ziel ist es, dass Sie eine Übersicht mit allen Aktivitäten haben. Dies kann dann z. B. in Outlook sein. Dort haben Sie dann alle Termine und Aufgaben notiert, kategorisiert und können diese auch als Gesamtes planen. In Kombination mit Punkt 1 werden Ihre Planungen realistischer, klare und zielorientierter.
Fazit:
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim „mutiger sein“ und schöne Überraschungen, wenn Sie Ihre Zeit erfassen. Und Sie werden bestimmt überrascht sein, wie lange Sie für gewisse Tätigkeiten benötigen. Ich bin es auch immer wieder.
Ihr
Dr. Peter Aschenbrenner
