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Warum Führungskräfte Talent brauchen und warum es ohne nur schwer geht

Jeder kann Führen! Eine weithin bekannte Aussage, die ich keinesfalls teile. Wenn dem so wäre, warum gibt es dann so viele mangelhafte Führungskräfte und so viele unzufriedene Mitarbeiter? Ich bin der Meinung nicht jeder sollte Führungskraft werden, genauso wie nicht jeder ein guter Kellner, Trainer oder Pfarrer werden kann. Nehmen wir uns hier...

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Der neue Vertrieb – herausfordernde Zeit hin oder her

Der Ball in der Fußball-Bundesliga rollt wieder, wenn auch mit Auflagen und leeren Zuschauerrängen. Aber die Profis spielen wieder! Wie wird sich die Bundesliga entwickeln? Welcher Verein wird überleben – unabhängig, ob er in der Liga fußballerisch bleiben würde – und welcher Verein wird den Turnaround nicht schaffen? Erst vor kurzem hatte ich ein...

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Profitieren Sie von Bruce Springsteens Führungsphilosophien

Leider ist Führung ein immer noch viel zu wenig beachtetes Thema. Trotz unzähliger Berater und Trainer, tausender Bücher und Videos führt Führung ein Schattendasein. Dabei ist sie für alles, was im Unternehmen stattfindet verantwortlich. In meinem neuen Buch „The Boss – von Bruce Springsteen Führungsstärke lernen“ bediene ich mich einer...

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3 Zeitmanagement-Tipps für Führungskräfte

Die Zeiten werden sich dramatisch verändern! Während nach und nach Lockerungen eintreten und wir uns langsam wieder auf dem Weg in ein „normales“ Leben befinden, sind die Auswirkungen der momentanen Situation auf einige Unternehmen dramatisch. Führungskräfte, -kulturen und Mitarbeiter müssen sich verändern. Ich spreche hier bewusst von müssen, denn...

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…und der Vertrieb steht still

Stillstand im Vertrieb trifft Unternehmen direkt ins Mark. In kaum einem anderen Bereich wird derzeit die Corona-Krise so deutlich sichtbar, wie in Vertriebsstrukturen von Unternehmen. Es wird auch kaum ein Bereich in Unternehmen mit den langfristigen Folgen von Corona so zu kämpfen haben, wie der Vertrieb.

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Wir brauchen jetzt kreative Leader und keine sinnlosen Meetings

Jeder der kein Arzt oder Wissenschaftler ist, kann die Auswirkungen von Corona nicht wirklich einschätzen. Auch mir fällt es schwer einzuschätzen, wem man in dieser Zeit Glauben schenken soll. Doch so undurchsichtig die Lage für Laien auf der medizinischen Seite ist, so sicher ist, dass Unternehmen jetzt mehr denn je Leader benötigen. Menschen, die...

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Drei Dinge, die Sie als Führungskraft jetzt vermeiden müssen

Die letzten Wochen waren für uns alle sehr neu, ungewohnt und vor allem herausfordernd. Homeoffice, Kurzarbeit, Führung aus der Distanz – Führungskräfte stehen aktuell unter großem Druck. Deshalb habe ich heute drei Tipps, was Sie als Führungskraft in der momentanen Lage vermeiden bzw. erfüllen sollten.

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„Wir haben doch keine Zeit!“ – 3 überaus entscheidende Fehler im Zeitmanagement

„Ich habe keine Zeit dafür!“ - „Meine Work-Life-Balance stimmt nicht!“ Bekannt? Bestimmt. Alltag in den Unternehmen. Alltag in den Büros. Alltag bei Führungskräften und Verkäufern. Irgendwie verrückt, wie viele Menschen beruflich über Zeit-Probleme klagen und gleichzeitig wenig tun, dass es besser wird.

„Ich habe keine Zeit dafür!“

„Wann soll ich das denn noch machen?“

„Meine Work-Life-Balance stimmt nicht!“

„Das Projekt läuft zeitlich aus dem Ruder!“

Bekannt? Bestimmt. Alltag in den Unternehmen. Alltag in den Büros. Alltag bei Führungskräften und Verkäufern. Irgendwie verrückt, wie viele Menschen beruflich über Zeit-Probleme klagen und gleichzeitig wenig tun, dass es besser wird. Geht es Ihnen genauso? Wenn nein, dann hören Sie jetzt bitte auf zu lesen, denn sonst würden Sie Zeit verschwenden. Den Artikel benötigen Sie nicht. Wenn ja, dann lesen Sie jetzt gerne weiter.

Sie kennen bestimmt die Eisenhower-Methode oder das Pareto-Prinzip. Oder die Frog-Methode oder die ABC-Methode. Alle Methoden sind gut, alle funktionieren in der Praxis. Aber jetzt kommt das große ABER! Alle Methoden sind nur hilfreich, wenn

  1.  Sie überhaupt wissen, wieviel Zeit Sie für welche Aktivitäten verbrauchen.
  2. Sie Mut haben, Ihr Zeitmanagement selbst zu steuern.
  3. Sie eine Übersicht über alle Termine und Aufgaben haben.

Ich beginne mit dem zweiten Punkt.

Hier scheitern 90% aller Menschen, die ein Zeitmanagement-Problem haben - denn Sie haben nicht den Mut anderen Menschen, z. B. ihrer Führungskraft, zu sagen, dass Sie an diesem oder jenen Tag keine Zeit-Kapazität mehr zur Verfügung haben. Stattdessen lassen Sie sich eine weitere Aufgabe oder ein weiteres Meeting eintragen. Der Termindruck wächst, Überstunden und Stress entstehen. Andere Aufgaben bleiben liegen oder werden mit weniger Qualität im wahrsten Sinne des Wortes „abgearbeitet“. Und tausende Emails bleiben im Posteingang liegen. Erst vor kurzem hatte ich ein Effizienz-Training bei einem großen Unternehmen und die Teilnehmer hatten durchschnittlich 1.400 Emails im Posteingang. Erschreckend!

Führungskultur?

Ich stimme Ihnen zu, dass das natürlich auch etwas mit Führungskultur zu tun. Viele Führungskräfte schaffen es nicht, ein gutes Vertrauen zu den Mitarbeitern aufzubauen, so dass diese auch offen mit der Führungskraft sprechen können. In meiner Berater- und Trainer-Praxis erlebe ich oft das Gegenteil: Wenn ein Mitarbeiter im Meeting doch den Mut aufbringt und seine Zeit-Probleme erwähnt, dann hört er oft einen sarkastischen Spruch wie „was machen Sie nachts?“ anstatt einer offenen, aufmerksamen Frage. Deshalb meine Aufforderung an alle Führungskräfte, die diesen Artikel lesen: Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu! Schweigen Sie mehr und atmen Sie ruhig. Und dann finden Sie gemeinsam eine Lösung, wie alle Aufgaben stressfrei erledigt werden können.

Nun zurück zu den Mutlosen! Je mutiger Sie sind, desto mehr erlauben Sie sich. Je mutiger Sie sind, desto öfter werden Sie auf Ihre Zeitmanagement-Probleme hinweisen. Je mutiger Sie sind, desto mehr Einfluss werden Sie auf Ihr Zeitmanagement nehmen. Denn es liegt überwiegend an Ihnen! Seien Sie öfter mutiger. Sprechen Sie es offen und konstruktiv an. Sarkastische Sprüche oder Schweigen sind definitiv die falschen Lösungen. Es geht um Ihr Leben!

Nun zum ersten Punkt.

Sie kennen vermutlich die REFA-Methode zur Zeiterfassung von Tätigkeiten. Spannend ist, dass diese Methode in der Führung, im Vertrieb und in nicht-produktionsspezifischen Bereichen selten bis nie genutzt wird, um die Themen

  • EFFEKTIVITÄT,
  • EFFIZIENZ und
  • Work-Life-Balance

klarer zu sehen. Es sollte jeden interessieren, für welche Tätigkeiten wertvolle (und auch meistens teure) Zeit wie investiert wird. Sie kennen sicherlich die häufigste Ausrede wieso bestimmte Aufgaben nicht erledigt werden: "Sorry, keine Zeit. Mehr geht nun wirklich nicht." Ein alter Klassiker, der langsam langweilt.  

Gewinnen Sie Klarheit und erfassen Sie bei allen Tätigkeiten die Zeit, damit Sie einen Überblick über Ihre Effektivität und Effizienz erhalten. Raus aus dem Bauchgefühl, rein in die analytische Vorgehensweise. Um dies zu tun gibt es viele nützliche Tools. Hier eine Auswahl:

Sehr komfortabel ist der Zeiterfassungs-Würfel von www.timeular.com.

Mit diesen Tools erfassen Sie spielerisch die Arbeitszeit je Tätigkeit. Auch Diskussionsbeiträge in Meetings werden damit klarer analysiert. Meetings werden fokussierter, da alle lernen, die Zeit sinnvoll zu nutzen. Also, tracken Sie Ihre Zeiten und seien Sie überrascht, wie lange Sie für welche Tätigkeit benötigt.

Wenn Sie jetzt wissen für was Sie wieviel Zeit verwenden, dann können Sie Ihre Zeitplanung realistisch(er) umsetzen. Alles andere sind Vermutungen und Schätzungen.

Nun zum dritten Punkt.

Nutzen Sie (z.B.) den Outlook-Kalender? Haben Sie ein Notizbuch? Setzen Sie auch die beliebten Post-it ein? Tragen Sie gelegentlich auch etwas in den Outlook-Aufgabenbereich ein? Das ist falsch. Das bringt Ihnen keine Gesamtübersicht über Ihre Aktivitäten (=Termine und Aufgaben). Das bringt Ihnen nur Chaos. Ziel ist es, dass Sie eine Übersicht mit allen Aktivitäten haben. Dies kann dann z. B. in Outlook sein. Dort haben Sie dann alle Termine und Aufgaben notiert, kategorisiert und können diese auch als Gesamtes planen. In Kombination mit Punkt 1 werden Ihre Planungen realistischer, klare und zielorientierter.

Fazit:

  1. Analysieren Sie, wofür Sie wieviel Zeit einsetzen.
  2. Seien Sie mutiger!
  3. Arbeiten Sie professionell mit den Tools.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim „mutiger sein“ und schöne Überraschungen, wenn Sie Ihre Zeit erfassen. Und Sie werden bestimmt überrascht sein, wie lange Sie für gewisse Tätigkeiten benötigen. Ich bin es auch immer wieder.

Ihr

Dr. Peter Aschenbrenner