10 Minuten am Tag müssen wir funktionieren

Der bekannte Sportmoderator Marcel Reif hat in einem persönlichen Gespräch für mein aktuelles Buch sehr viele Tipps und Tricks aus seinem Berufsleben preisgegeben, wie man Herausforderungen positiv sehen und leicht meistern kann. Ein Tipp ist, dass wir jeden Tag mindestens 10 Minuten im wahrsten Sinne des Wortes „funktionieren“ sollten, um wichtige Maßnahmen in Zeiten von Veränderungen, Herausforderungen und Krisen umzusetzen. 10 Minuten, die wir fokussiert, diszipliniert und mit vollem Bewusstsein nutzen sollten.

Wenn ich mir so manches Meeting in Unternehmen ansehe, kann ich dem nur zustimmen. Ich wünsche mir oft, dass diese mit mehr Fokus und Bewusstsein sowohl organisiert als auch durchgeführt werden. Meetings bieten die wunderbare Chance, in kurzer Zeit Wichtiges effizient zu besprechen, wirkungsvolle Schritte zu vereinbaren und dann wieder auseinander zu gehen. Aber stattdessen wird immer wieder dasselbe Problem wie in den vergangenen 5 Jahren, ach nein, 10 oder … (Sie dürfen hier beliebig gerne die Anzahl der Jahre einfügen) behandelt. Es ist ein Graus, wie in Unternehmen mit Zeit sowie Ressourcen wie Lebensqualität und Geld umgegangen wird. Und noch schlimmer ist, dass ALLE es wissen. Ich betone, ALLE wissen es. Vom Sachbearbeiter über die Teamleiterin und den Abteilungsleiter bis hin zum CEO des Unternehmens – jedem ist bewusst, dass wertvolle Ressourcen gnadenlos verschwendet werden. Jedes Jahr lauten die Parolen aufs Neue „in diesem Jahr ist es uns wichtig, die Effizienz und Effektivität von Meetings zu erhöhen“. Und was passiert? Nichts.

Fokus halten

Aber zurück zum Thema Herausforderungen meistern. Eine effektive und effiziente Meetingkultur zu installieren, wäre eine großartige Herausforderung für alle Führungskräfte. Allerdings habe ich das Gefühl, dass sich keiner so richtig an dieses Thema ran traut. Aus welchem Grund auch immer. Im Gespräch mit Marcel Reif ist mir aufgefallen, dass er sich zuvor in aller Ruhe gesammelt und fokussiert hat – und das, obwohl das Interview direkt nach einer TV-Aufzeichnung stattgefunden hat und Herr Reif nur 10 Minuten Zeit hatte, um sich darauf einzustellen. Den Fokus halten ist laut Herrn Reif eine wichtige Kompetenz, die heutzutage zum Erfolg hilft. Und Sie stimmen mir sicherlich zu, dass Fokushalten heute wirklich etwas sehr Herausforderndes ist. E-Mails und Chat-Kontakte, die uns ständig ablenken. Führungskräfte, die stets Aufgaben unvermittelt vergeben. Virtuelle Meetings, die ebenso spontan eingeplant werden und noch vieles mehr stören täglich unseren Fokus. Was also tun, um dieser Endlosschleife zu entfliehen?

Konsequente Müllabfuhr und Neuausrichtung

Um wirklich wieder Zeit für Fokus zu gewinnen, sind zwei Kompetenzen notwendig. Die eine ist Disziplin und die andere Nein-Sagen. Im Grunde keine schwierigen Kompetenzen, denn diese haben wir von Geburt an in uns angelegt, d. h. wir müssen sie nicht wie eine Fremdsprache oder ein IT-Programm komplett neu erlernen. Die Frage ist nur, wie stark sind diese beiden Disziplinen bei Ihnen ausgeprägt, denn – nochmals zur Betonung – vorhanden sind diese schon. In vielen Unternehmen höre ich bei beiden Themen immer sehr viele Ausreden und Erklärungen, wieso das nicht so einfach ist. Klar, der einfachere Weg ist immer, die Schuld im Außen, also bei anderen, zu suchen. Wer will sich schon selbst mit der Peitsche den Rücken versohlen? Hilft aber nichts. Nur, wer zu sich selbst ehrlich ist, kann für sich Wege finden, um wieder mehr Fokus zu bekommen. Hier ein paar Tipps, was Sie tun können:

  1. Vermeiden Sie, ständig auf alle Kontaktaufnahmen sofort zu reagieren. Schalten Sie Outlook, WhatsApp oder den Chat einfach für ein bis zwei Stunden aus. Seien Sie mal nicht erreichbar. Wir sind alle weniger wichtig, als wir oft vermuten oder uns wünschen.
  2. Erledigen Sie Ihren Posteingang konsequent bis Ende der Woche. Gehen Sie mit einem leeren Posteingang ins Wochenende. Wie dies technisch geht, erfahren Sie z. B. auf YouTube oder Sie fragen mich.
  3. Sorgen Sie dafür, dass Reaktionszeiten größer 12 Stunden in Ihrer Organisation existieren. Dies beruhigt alle sehr und unterstützt Punkt
  4. Planen Sie einmal im Quartal eine Stunde ein, in der Sie nichts anderes tun, als in Ihrem Verantwortungsbereich zu entmüllen. Also alles wegwerfen, was nicht wichtig ist. Alles entsorgen, was schon Monate auf dem Tisch liegt.
  5. Setzen Sie Punkt vier auch in Ihrem Team um. Je mehr dies tun, desto besser für das Unternehmen.
  6. Stellen Sie sich bitte konsequent immer die Frage „Ist diese Maßnahme, dieses Dokument wirklich wirkungsvoll für mich/uns/das Unternehmen?“ Sie werden sehen, dass Sie sehr häufig mit Nein antworten.
  7. Überlegen Sie sich, welche Rahmenbedingungen Sie von Disziplin und vom Nein-Sagen abhalten.
  8. Finden Sie Ihre persönlichen Schwächen, wieso Sie zu wenig Disziplin haben und zu selten Nein sagen und arbeiten Sie daran.

Sie sehen, manche Herausforderung könnte schnell eliminiert werden. Zumindest könnten Sie sich schrittweise annähern. Wenn Sie noch mehr Tipps zum Thema „Herausforderungen meistern“ möchten, dann schauen Sie gerne in mein neues Buch.

Fotocredits | Patrick Etter

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