„Wir haben doch keine Zeit!“ – 3 überaus entscheidende Fehler im Zeitmanagement

„Ich habe keine Zeit dafür!“

„Wann soll ich das denn noch machen?“

„Meine Work-Life-Balance stimmt nicht!“

„Das Projekt läuft zeitlich aus dem Ruder!“

Bekannt? Bestimmt. Alltag in den Unternehmen. Alltag in den Büros. Alltag bei Führungskräften und Verkäufern. Irgendwie verrückt, wie viele Menschen beruflich über Zeit-Probleme klagen und gleichzeitig wenig tun, dass es besser wird. Geht es Ihnen genauso? Wenn nein, dann hören Sie jetzt bitte auf zu lesen, denn sonst würden Sie Zeit verschwenden. Den Artikel benötigen Sie nicht. Wenn ja, dann lesen Sie jetzt gerne weiter.

Sie kennen bestimmt die Eisenhower-Methode oder das Pareto-Prinzip. Oder die Frog-Methode oder die ABC-Methode. Alle Methoden sind gut, alle funktionieren in der Praxis. Aber jetzt kommt das große ABER! Alle Methoden sind nur hilfreich, wenn

Ich beginne mit dem zweiten Punkt.

Hier scheitern 90% aller Menschen, die ein Zeitmanagement-Problem haben - denn Sie haben nicht den Mut anderen Menschen, z. B. ihrer Führungskraft, zu sagen, dass Sie an diesem oder jenen Tag keine Zeit-Kapazität mehr zur Verfügung haben. Stattdessen lassen Sie sich eine weitere Aufgabe oder ein weiteres Meeting eintragen. Der Termindruck wächst, Überstunden und Stress entstehen. Andere Aufgaben bleiben liegen oder werden mit weniger Qualität im wahrsten Sinne des Wortes „abgearbeitet“. Und tausende Emails bleiben im Posteingang liegen. Erst vor kurzem hatte ich ein Effizienz-Training bei einem großen Unternehmen und die Teilnehmer hatten durchschnittlich 1.400 Emails im Posteingang. Erschreckend!

Führungskultur?

Ich stimme Ihnen zu, dass das natürlich auch etwas mit Führungskultur zu tun. Viele Führungskräfte schaffen es nicht, ein gutes Vertrauen zu den Mitarbeitern aufzubauen, so dass diese auch offen mit der Führungskraft sprechen können. In meiner Berater- und Trainer-Praxis erlebe ich oft das Gegenteil: Wenn ein Mitarbeiter im Meeting doch den Mut aufbringt und seine Zeit-Probleme erwähnt, dann hört er oft einen sarkastischen Spruch wie „was machen Sie nachts?“ anstatt einer offenen, aufmerksamen Frage. Deshalb meine Aufforderung an alle Führungskräfte, die diesen Artikel lesen: Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu! Schweigen Sie mehr und atmen Sie ruhig. Und dann finden Sie gemeinsam eine Lösung, wie alle Aufgaben stressfrei erledigt werden können.

Nun zurück zu den Mutlosen! Je mutiger Sie sind, desto mehr erlauben Sie sich. Je mutiger Sie sind, desto öfter werden Sie auf Ihre Zeitmanagement-Probleme hinweisen. Je mutiger Sie sind, desto mehr Einfluss werden Sie auf Ihr Zeitmanagement nehmen. Denn es liegt überwiegend an Ihnen! Seien Sie öfter mutiger. Sprechen Sie es offen und konstruktiv an. Sarkastische Sprüche oder Schweigen sind definitiv die falschen Lösungen. Es geht um Ihr Leben!

Nun zum ersten Punkt.

Sie kennen vermutlich die REFA-Methode zur Zeiterfassung von Tätigkeiten. Spannend ist, dass diese Methode in der Führung, im Vertrieb und in nicht-produktionsspezifischen Bereichen selten bis nie genutzt wird, um die Themen

klarer zu sehen. Es sollte jeden interessieren, für welche Tätigkeiten wertvolle (und auch meistens teure) Zeit wie investiert wird. Sie kennen sicherlich die häufigste Ausrede wieso bestimmte Aufgaben nicht erledigt werden: "Sorry, keine Zeit. Mehr geht nun wirklich nicht." Ein alter Klassiker, der langsam langweilt.  

Gewinnen Sie Klarheit und erfassen Sie bei allen Tätigkeiten die Zeit, damit Sie einen Überblick über Ihre Effektivität und Effizienz erhalten. Raus aus dem Bauchgefühl, rein in die analytische Vorgehensweise. Um dies zu tun gibt es viele nützliche Tools. Hier eine Auswahl:

Sehr komfortabel ist der Zeiterfassungs-Würfel von www.timeular.com.

Mit diesen Tools erfassen Sie spielerisch die Arbeitszeit je Tätigkeit. Auch Diskussionsbeiträge in Meetings werden damit klarer analysiert. Meetings werden fokussierter, da alle lernen, die Zeit sinnvoll zu nutzen. Also, tracken Sie Ihre Zeiten und seien Sie überrascht, wie lange Sie für welche Tätigkeit benötigt.

Wenn Sie jetzt wissen für was Sie wieviel Zeit verwenden, dann können Sie Ihre Zeitplanung realistisch(er) umsetzen. Alles andere sind Vermutungen und Schätzungen.

Nun zum dritten Punkt.

Nutzen Sie (z.B.) den Outlook-Kalender? Haben Sie ein Notizbuch? Setzen Sie auch die beliebten Post-it ein? Tragen Sie gelegentlich auch etwas in den Outlook-Aufgabenbereich ein? Das ist falsch. Das bringt Ihnen keine Gesamtübersicht über Ihre Aktivitäten (=Termine und Aufgaben). Das bringt Ihnen nur Chaos. Ziel ist es, dass Sie eine Übersicht mit allen Aktivitäten haben. Dies kann dann z. B. in Outlook sein. Dort haben Sie dann alle Termine und Aufgaben notiert, kategorisiert und können diese auch als Gesamtes planen. In Kombination mit Punkt 1 werden Ihre Planungen realistischer, klare und zielorientierter.

Fazit:

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim „mutiger sein“ und schöne Überraschungen, wenn Sie Ihre Zeit erfassen. Und Sie werden bestimmt überrascht sein, wie lange Sie für gewisse Tätigkeiten benötigen. Ich bin es auch immer wieder.

Ihr

Dr. Peter Aschenbrenner